Política de Protección de Datos Personales

 

Esta política tiene como objetivo establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales que realiza TODESCOL S.A.S. (en adelante TODESCOL) de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normativa aplicable, por medio de los cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Alcance: Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de TODESCOL, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

Obligaciones: Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para TODESCOL

Responsable del tratamiento: TODESCOL SAS, sociedad legalmente constituida en Bogotá, Colombia, identificada con el NIT 900.482.216-6, con domicilio principal en calle 93A #13-24 piso 5 CP 110221 de la ciudad de Bogotá, Colombia. Página web www.todeschini.com.co, teléfono +(57) 1 667 2587 y correo electrónico [email protected]

Tratamiento y finalidad: Los Datos Personales serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados por TODESCOL según las finalidades para las cuales fueron recolectados que se detallan a continuación:

Datos sensibles de trabajadores: TODESCOL tratará datos sensibles relativos a la salud ocupacional y datos biométricos para el cumplimiento de las finalidades relacionadas a continuación sin que ello implique trato discriminatorio por cuestiones de raza, religión, orientación sexual o cualquier otra índole o condición:

  1. Verificar si el solicitante cumple con los requisitos físicos necesarios para desempeñar el cargo para el cuál está concursando o fue contratado
  2. Contar con información necesaria para atender cualquier emergencia médica que se presente durante la prestación de servicios del trabajador a TODESCOL como empleador
  3. Cumplir con las normas de seguridad y salud en el trabajo, así como la implementación y mantenimiento del SG-SST y cualquier otro programa, sistema o plan conducente a proteger la salud del trabajador
  4. Identificar al personal que acceda a las instalaciones del empleador
  5. Verificar la permanencia del trabajador en las instalaciones del empleador
  6. Cumplimiento de las obligaciones legales que derive de beneficiarios ante el Sistema de Seguridad Social o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable
  7. Comunicar al trabajador las actividades de bienestar que el empleador ha organizado
  8. Proporcionar la seguridad respectiva en las capacitaciones y actividades que realiza el empleador a sus trabajadores
  9. La información recolectada a través de sistemas de televisión cerrada (CCTV o cualquier otra tecnología) se utilizará para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones del empleador. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización

Para el tratamiento de datos sensibles TODESCOL se asegurará de obtener consentimiento expreso, informar que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento e informar de forma explícita y previa cuáles de estos datos objeto de tratamiento son sensibles, así como la finalidad de dicho tratamiento.

Datos personales de trabajadores: TODESCOL podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de trabajadores con las siguientes finalidades:

  1. Ejecución de los contratos de trabajo suscritos con TODESCOL y envío de información relacionada con la relación contractual
  2. Envío de información a proveedores de servicios tales como agencias de viajes, corredores de seguros, cooperativas, entre otros
  3. Dar cumplimiento a las obligaciones laborales de TODESCOL establecidas en la legislación laboral, el contrato de trabajo y el Reglamento Interno de Trabajo, tales como afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y pago de aportes, pago a la DIAN de las sumas retenidas, emisión de certificados de ingresos y retenciones y certificados laborales; así como el suministro de información a una entidad o autoridad nacional que requiera datos personales, conforme con la normatividad vigente
  4. Envío de publicidad y actividades organizadas por aliados de TODESCOL dirigido a empleados
  5. Notificación a familiares en caso de emergencias durante la ejecución de su relación laboral o de prestación de servicios derivados del contrato de trabajo
  6. Identificación plena del trabajador mediante archivo y manejo de sus datos de contacto, información profesional y académica del trabajador
  7. Investigar, verificar y validar la información suministrada por el empleado con cualquier información de la que TODESCOL legítimamente disponga
  8. Realizar los pagos necesarios de nómina en la cuenta bancaria que señale el trabajador
  9. Mantener la seguridad y salud de los trabajadores en el lugar de trabajo, de conformidad con las normas aplicables al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (en adelante “SG-SST”) y conservar los documentos indicados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015
  10. Evaluar el desempeño laboral del trabajador
  11. En caso de ser necesario, recolectar información y evidencia con el fin de realizar procesos disciplinarios laborales
  12. Usar la información para procedimientos y documentos relacionados a la relación laboral del trabajador con TODESCOL

Datos personales de candidatos: TODESCOL podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de candidatos con las siguientes finalidades:

  1. Recolección de las hojas de vida de los candidatos interesados en trabajar con TODESCOL
  2. Análisis de la información de cada candidato y contacto con el fin de iniciar un proceso de vinculación
  3. Consultar y/o verificar datos de los candidatos en fuentes públicas de información
  4. Adelantar procesos de selección de personal y funcionarios por parte de TODESCOL

Datos personales de clientes: TODESCOL podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de clientes con las siguientes finalidades:

  1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de Todescol en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con el titular de la información
  2. Registro y control de las personas que ingresen, adquieran y paguen productos en los establecimientos de comercio de TODESCOL o cualquier canal electrónico
  3. Contactar a los clientes para divulgación, notificación de información y medición de satisfacción de los usuarios frente a los productos adquiridos a TODESCOL
  4. Procesar y asegurar el cumplimiento y entrega de los productos adquiridos por los clientes, así como elaborar la facturación correspondiente
  5. Envío de publicidad sobre productos y servicios de TODESCOL
  6. Elaboración de informes de desempeño por las áreas comerciales y de mercadeo de TODESCOL
  7. Ofrecimiento de productos de las distintas líneas comerciales de TODESCOL
  8. Comunicaciones de descuentos, promociones y nuevos lanzamientos de productos de TODESCOL
  9. Realizar análisis y perfilamientos de los clientes que permitan definir los productos que se acomodan a sus gustos y preferencias de compra
  10. Realizar invitaciones a eventos, extender ofertas de comercialización y publicar productos y servicios que podrían ser de su interés
  11. Desarrollo de investigaciones de mercado y hábitos de consumo, análisis estadísticos y reportes de comportamiento de clientes
  12. Diseño y ofrecimiento programas de lealtad y beneficio para los clientes de TODESCOL
  13. Envío de encuestas de satisfacción o cualquier otro mecanismo para evaluar la calidad de los productos y servicios prestados por TODESCOL
  14. Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales Todescol SAS haya suscrito un contrato y sea necesario entregarlos para el cumplimiento del objeto contractual
  15. Prestar los servicios ofrecidos por Todescol SAS y aceptados en el contrato suscrito
  16. Suministrar la información a terceros con los cuales Todescol SAS tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado
  17. Para fines de uso estadístico, tributario, contable y legal de la Todescol SAS.
  18. La información recolectada a través de sistemas de televisión cerrada (CCTV o cualquier otra tecnología) se utilizará para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones del empleador. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización

Datos personales de proveedores: TODESCOL podrá recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, eliminar y gestionar los datos personales de proveedores con las siguientes finalidades:

  1. Adelanto de procesos de negociación, elección y vinculación del contratista y/o proveedor
  2. Organización del registro de información de proveedores para el envío de órdenes de compra
  3. Investigación, verificación y validación de la información suministrada por los proveedores, con cualquier información de la que TODESCOL legítimamente disponga y listas internacionales sobre comisión de delitos y lavado de activos
  4. Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción, y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan a los proveedores y contratistas con TODESCOL
  5. Elaboración de reportes sobre desempeño y cumplimiento por parte de los proveedores
  6. Garantizar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas en el marco de las relaciones contractuales entre las partes
  7. La información recolectada a través de sistemas de televisión cerrada (CCTV o cualquier otra tecnología) se utilizará para fines de seguridad de las personas, bienes e instalaciones del empleador. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización

Derechos de los titulares: Como titular de sus datos personales, usted tiene derecho a:

  1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento
  2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado
  3. Solicitar prueba de la autorización otorgada
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminar dicho dato
  6. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles
  7. Nota: Las respuestas que versen sobre datos sensibles de menores de edad (niñas y niños y adolescentes) tendrán carácter facultativo

Atención de peticiones, consultas y reclamos: El área administrativa de TODESCOL es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos. Cualquier petición, consulta o reclamo deberá ser dirigida a cualquiera de los canales descritos en el punto 3 la presente política (Responsable del tratamiento)

Procedimiento para el ejercicio del derecho de Habeas Data: En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales TODESCOL presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

Para la radicación y atención de su solicitud le pedimos suministrar la siguiente información:

  1. Nombres y apellidos completos
  2. Número de documento de identidad
  3. Datos de contacto que contengan por lo menos:
    1. Una dirección física y/o electrónica
    2. Un número telefónico fijo o celular
  4. Medios para recibir respuesta a su solicitud
  5. Motivo(s) o hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir o acceder a la información)
  6. Firma (si aplica)

El término máximo previsto por la ley para resolver su reclamación es de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, TODESCOL informará a los interesados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias el titular al que se le deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.

Seguridad de la información: TODESCOL ha adoptado las medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y TODESCOL no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad que regula la materia.

Vigencia: La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 1 de enero de 2018. Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Última actualización: 15 de agosto de 2019